Nu știi cum sa te mai descurci cu documentele la birou? De ce sa mai astepti cand afacerea ta poate profita de o serie de beneficii? Următoarele sunt principalele motive pentru care ar trebuie sa alegi servicii scanare documente:
- Mai mult spațiu de birou
Scanarea documentelor îți poate elibera spațiul de birou, astfel încât să poată fi utilizat pentru a genera mai multe venituri pentru compania ta. În loc sa ocupe spatiu în dulapuri voluminoase, mii de fișiere pot fi stocate pe un singur server.
- Conservare îmbunătățită a informațiilor
Dacă ai documente vechi importante și dorești să le păstrezi în anii următori, serviciile de scanare documente este soluția ideală. Din păcate, procesul de îmbătrânire se accelerează de fiecare dată când sunt tratate. În primul rând, acest lucru îți permite sa protejezi informațiile importante de deteriorarea fizica. În al doilea rand, are avantajul suplimentar de a îmbunătăți lizibilitatea înregistrărilor vechi pe suport de hartie.
- O mai buna securitate a datelor
Protejarea informatiilor pe hartie este dificila in cel mai bun caz. Documentele scanate pot fi criptate, protejate prin parola si stocate in siguranta intr-un cloud. Poți atribui niveluri de acces anumitor utilizatori și poți urmări toată activitatea fișierului.
- Colaborare îmbunătățită a personalului
Scanarea documentelor facilitează partajarea documentelor și colaborarea la proiecte fără a fi nevoie sa reproduceti informații pe hartie. Aceasta înseamnă ca personalul din mai multe locații poate accesa și vizualiza simultan documente electronice.
- Conformitatea auditului
Conformitatea este o realitate pentru majoritatea companiilor. Scanarea documentelor facilitează îndeplinirea obligatiilor legale si de reglementare ale companiei tale. Fișierele digitale pot fi organizate, indexate și produse rapid pentru a satisface cerințele chiar și a celui mai strict auditor.
- Un serviciu mai bun pentru clienți
Dacă ai clienți în mai multe regiuni, este greu sa oferi servicii pentru clienții consecvenți. În loc sa trebuiasca sa tiparesti și să trimiți facturi, extrase de facturi și alte articole, scanarea documentelor îți permite sa oferi informații importante clienților mult mai rapid.
- Mai puțină dezordine de hartie
Dezordinea ucide productivitatea. Dezordinea de hartie nu trebuie sa fie normală în biroul tău. Scanarea documentelor împiedica acumularea excesului de hartie, astfel încât angajații tăi să poată fi cât mai productivi.
- Îmbunătățirea recuperării după dezastre
Documentele pe hartie sunt deosebit de vulnerabile la incendii, inundații și dezastre naturale. Din fericire, scanarea documentelor oferă recuperare rapidă în caz de dezastru pentru afacerea ta. Imaginile digitale pot fi salvate pe hard disk sau protejate electronic cu o soluție e-vaulting.
- Mai mult timp
Un sondaj efectuat a constatat că poate dura în medie 37 de minute pentru a găsi un fișier pe hartie. Scanarea documentelor eficientizeaza accesul la fișiere din întreaga organizație. Fișierele pot fi recuperate rapid si usor fără a fi nevoie sa parasesti biroul.
- O planeta mai verde
Scanarea documentelor nu este doar buna pentru afacerea ta; avantajeaza și mediul înconjurător. Conform studiilor, lucrătorul mediu de birou folosește 10.000 de coli de hartie în fiecare an. Sunt mulți copaci! Și chiar dacă o simpla fracțiune din acea hartie ajunge în fluxul de deșeuri, aceasta dauneaza mediului. Scanarea documentelor reduce considerabil consumul de hârtie al companiei tale pentru o planeta mai verde.
